Skjulte omkostninger
De dyre konsekvenser ved dårlig kontraktstyring
Hvis I ikke har komplet overblik over jeres aftaler og kontrakter, mister I indsigt – derfor risikerer I at overse omkostninger hvis der ikke er styr på håndtering af jeres kontrakter. Et uafhængigt studie foretaget at World Commerce & Contracting viser, at god kontraktstyring kan forbedre bundlinjen med op til 9%. Vi giver dig her vores bud på hvorfor og hvordan i undgår de dyre konsekvenser.
Skjulte omkostninger, hvad er det?
Det vi omtaler som skjulte omkostninger, referer til de udgifter der ikke altid er åbenlyse eller lette at identificere – men som stadig påvirker virksomhedens økonomi og resultater.
Et eksempel kunne være, at i har flere mobilabonnementer end medarbejdere med firmabetalt mobil telefoni.
Disse omkostninger kan have betydelig indvirkning på virksomhedens omkostningsniveau og bliver ofte overset, da årsagen ikke umiddelbart er synlig, hverken i det store eller lille økonomiske overblik over omkostninger.
”Mangelfuld indsigt og analyse afføder nye problemstillinger”
Hurtige beslutninger kan skjule omkostninger
Fokus på omkostninger stiger med i takt med ledelsesansvaret, men hvis jeres medarbejdere ikke har samme fokus i dagligdagen. Derfor har man som medarbejder ikke altid en klar forståelse for de økonomiske konsekvenser, af de valg man foretager på vegne af sin arbejdsgiver.
I har opsagt samarbejdet med jeres nuværende rengøringsservice med øjebliklig virkning, grundet dårlig service – og I har sat jeres receptionist på opgaven om at finde en ny leverandør.
”Sælgers handelsbetingelser er et godt
gemmested for skjulte omkostninger”
Her er der risiko for at man ikke tænker langsigtet, men fokuserer på den hurtige løsning – vi skal have gjort rent og tømt skraldespandene. Det sker mange gange, at I som virksomhed står med en problemstilling der skal løses og her betaler det sig, at se på de langsigtede konsekvenser – så et løsningsvalg ikke skaber unødige eller indeholder skjulte omkostninger.
Hvilke betingelser har du accepteret?
Når I handler med andre virksomheder, er der oftere længere bindingsperioder end du er vant til som privatperson og virksomheder er ikke beskyttet af forbrugeraftaleloven – dog er købeloven gældende for både private og erhvervsdrivende indenfor Danmarks grænser. For handelskøb mellem virksomheder bliver købeloven kun relevant, hvis der ikke er indgået en kontrakt mellem parterne.
Her dækker udtrykket kontrakt også, f.eks. ved en onlinebestilling at du har accepteret sælgers salgs- og leveringsbetingelser ved at sætte flueben i indkøbskurven.
Hvor tit nærlæser du salgs- og leveringsbetingelserne når du foretager et køb på vegne af virksomheden? – sælgers handelsbetingelser er et godt gemmested for skjulte omkostninger. Her kan sælger tage forbehold for stigende drift- og produktionsomkostninger og der kan være indlagt en årlig indeksregulering af prisen.
Et eksempel kunne være ved cloud baseret løsninger (Software As A Service), her anvender I en tredjepart, som enten opbevarer eller behandler data på dine vegne – men når samarbejdet ophører, har I så afstået retten til at få udleveret jeres data eller bliver de blot slettet hos sælger? – Husk: Læs det med småt.
De dyre konsekvenser
Vi har ikke en simpel formular til at beregne de økonomiske konsekvenser, men forestil dig, I har indgået en aftale, dine medarbejdere bruger den flere gange dagligt og den er genstand til uformelle samtaler. Det er selvfølgelig kaffeautomaten, som I har lavet en leasingaftale på, med løbende levering af forbrugsstoffer (kaffebønner, mælke- og kakaopulver) og løbende service af maskinen.
Aftalen løber i 12 måneder og bliver automatisk forlænget med 12 måneder, medmindre aftalen opsiges. For at opsige aftalen skal dette gøres senest 3 måneder inden aftalens udløb.
Hvordan sørger I for at være opmærksom på når kaffeautomaten har brygget dårlig kaffe, at få opsagt jeres aftale – senest den sidste dag i aftalens niende måned, således at den ikke bliver automatisk forlænget i tolv måneder og at dine medarbejdere ikke skal drikke dårlig kaffe i mindst endnu et år?
Og det er ikke begrænset til kaffeautomaten, det kunne også være:
- Telefonabonnementer
- IT-Software
- Fiber/Bredbånd
- Vinduespudsning
- El-aftale
- Sponsoraftaler
- Låneaftaler
- Rengøringsaftaler
- Huslejeaftale
- Licensbetalinger
- Kantineaftale
- Kaffemaskine
- Leasingaftaler
- Kundekontrakter
- Forsikringer
- IT-Hardware
- Ansættelsesaftaler
- Konsulentaftaler
Mange bække små …
… giver en hel å eller måske en lille åbenbaring – ved at få styring på virksomhedens kontraktlige forhold, så kan omkostninger reduceres – men hvor skal man starte? Skal I gå på opdagelse i ringbind, søge på netværksdrevet, spørge bogholderiet om en liste på alle jeres leverandører eller først finde en smart løsning der kan hjælpe jer med overblikket – når I får fundet alle virksomhedens kontrakter frem?
Vores anbefaling er, at I først definerer hvilke informationer (metadata) på jeres kontrakter der skal give jer et bedre overblik og fjerne de skjulte omkostninger – for at I efterfølgende finder den digitale løsning, der bedst understøtter jeres målsætning.
Det er informationer (metadata) som:
- Kontrattypen, er det et abonnement, leasing, kontantkøb osv.
- Leverandørens navn, adresse og kontaktperson
- Hvor i jeres organisation ligger omkostningen
- Hvilken medarbejder er ansvarligt for kontrakten
- Hvornår er kontrakten indgået
- Hvor længe er den gældende
- Hvilken opsigelsesfrist har i
- Betalingsbetingelserne
- Er der særlige forhold, som er gældene
- Har leverandøren en garantiordning
- Bliver prisen indeksreguleret
- Og selvfølgelig, hvad er omkostningen
”Proaktivitet betaler sig på den lange bane”
Hent op til 9% på bundlinjen
Det er næppe overraskende, at vi mener I bør vælge en dedikeret løsning som COMAsystem – vores løsning kan som minimum understøtte dette på alle jeres købs-, salgs- og personalekontrakter.
Vi opbevarer alle relevante dokumenter tilknyttet hvert enkelte kontraktforhold i skyen. Kontrakter kan tildeles den ansvarlige, som nemt kan se alle sine kontrakter. Der kan opsættes alarmer (notifikationer) så du får besked direkte i din indbakke, inden vigtige skæringsdatoer som kontraktudløb og opsigelsesvarsel bliver nået. Og der kan trækkes rapporter på tværs af al kontraktdata.
Der kan selvfølgelig være flere eller andre årsager til hvorfor der netop i jeres virksomhed er skjulte omkostninger, og vi vil ikke underkende det kræver resurser at gribe fat i problemstillingen.
Proaktivitet betaler sig på den lange bane – så ved at gennemgå jeres kontrakter og taget styring, viser studiet fra World Commerce & Contracting at virksomheder kan forbedre deres bundlinje med op til 9%.
Skal vi hjælpe jer med at skabe overblik og understøtter jeres målsætning om at eliminere skjulte omkostninger – så book en online demonstration her.
