Effektiv styring handler ikke kun om at kunne se sine kontrakter – men om at blive mindet om, hvornår de kræver handling.
Platformen samler alle aftaler i ét overblik, hvor udløb, fornyelser og genforhandlinger styres automatisk. De ansvarlige får notifikationer i god tid, så beslutninger kan træffes før kontrakter løber videre på autopilot eller vigtige muligheder glipper.
Hver kontrakt har tydelig status og ansvar, så det altid står klart, hvem der skal gøre hvad – og hvornår. Når processer og rettigheder er defineret centralt, forsvinder behovet for manuelle lister og delte Excel-ark.
Det betyder, at styringen ikke afhænger af den enkelte medarbejders overblik, men af systemets struktur. I får fuld kontrol over kontraktforpligtelser, bedre compliance og en ro i hverdagen, hvor I kan handle proaktivt – ikke reaktivt.
Tydelige ansvarsforhold er afgørende for, at styringen fungerer i praksis.
I COMAsystem kan hver kontrakt knyttes til en ansvarlig person eller funktion, så det altid står klart, hvem der ejer aftalen, og hvem der skal handle, når noget ændrer sig. På den måde bliver ejerskab ikke en antagelse – men en integreret del af selve processen.
Når ansvaret er synligt og strukturen konsekvent, kan opgaver løses hurtigt og uden misforståelser. Alle involverede ved, hvor beslutningen ligger, og hvor de skal finde de nødvendige oplysninger. Det mindsker risikoen for dobbeltarbejde, forsinkelser og opgaver, der falder mellem to stole.
Den klare fordeling af ansvar gør det også lettere at fastholde kvalitet og kontinuitet, selv når medarbejdere eller roller skifter. Kontraktstyringen bliver mindre personafhængig – og mere robust, gennemsigtig og forudsigelig på tværs af hele organisationen.
Hvor der er ejerskab, skal der også være dokumentation.
Alle ændringer og handlinger registreres automatisk, så der altid er et fuldt revisionsspor på hver kontrakt. Det giver fuld sporbarhed uden ekstra arbejde – og sikrer, at beslutninger kan dokumenteres præcist, uanset hvor langt tilbage man går.
Brugere kan tilføje beskrivelser direkte til loggen for at give kontekst til forhandlinger eller ændringer undervejs. På den måde skabes en samlet historik, hvor både handlinger og rationale er bevaret.
Det giver ledelse, compliance og revision et tydeligt billede af, hvad der er besluttet, hvornår det skete, og hvem der stod bag. Resultatet er en dokumenteret, gennemsigtig proces, hvor tillid og kontrol går hånd i hånd – og hvor styringen kan stå på egne ben.
Systemet udsender automatiske mailpåmindelser og viser tydelige varsler i platformen, så ansvarlige altid bliver informeret, når en kontrakt nærmer sig udløb, fornyelse eller genforhandling.
Påmindelserne tager udgangspunkt i kontraktens egne datoer og vilkår, så kommunikationen er præcis og relevant – ikke generel støj.
Det sikrer, at vigtige beslutninger træffes på rette tidspunkt, og at kontrakter aldrig forlænges, opsiges eller reguleres for utilsigtet.
