Når kontrakter og leverandøraftaler ligger spredt på tværs af SharePoint-mapper, personlige drev og mailtråde, bliver Legal først involveret, når noget er gået galt: en klausul, der ikke blev overholdt, en forpligtelse der blev glemt, eller et bilag ingen længere kan finde. Det betyder, at Legal ofte arbejder reaktivt – og det gør både governance og risikostyring unødigt sårbar.
I praksis er et centralt kontrakt- og leverandøroverblik ikke “nice to have”, men et grundlæggende krav for at kunne drive en sund og compliant virksomhed. Uden en samlet platform kan man ikke dokumentere, hvilke forpligtelser virksomheden faktisk har påtaget sig, hvilke risici der følger med, og om leverandørerne lever op til de krav, virksomheden selv er underlagt. Det gælder alt fra timeout på databehandleraftaler, SLA’er og kommercielle vilkår – til mere kritiske forhold som datasikkerhed, underleverandører og ændringer i regulatoriske rammer.
Et dedikeret kontraktstyringssystem giver Legal det nødvendige fundament. Alle aftaler – inklusive bilag, ændringer, godkendelser og korrespondance – samles i en struktur, Legal selv definerer. Dermed kan governance-principper, standardklausuler, godkendelsesflows og dokumentationskrav faktisk håndhæves i praksis, ikke kun på papir.
Mange af de regler, virksomheder i dag skal efterleve – fra ESG-rapportering til krav om leverandørstyring i forskellige brancher – bygger på en enkel forudsætning: man skal vide, hvem man handler med, hvad der er aftalt, og hvordan risici håndteres. Det kræver et samlet aftalegrundlag, ikke mapper og bilag spredt ud over organisationen.
Når kontrakter og bilag samles ét sted, får Legal et opdateret overblik over leverandører, risikoprofiler og forpligtelser. Det gør det muligt at dokumentere, at leverandører efterlever virksomhedens Code of Conduct og ESG-krav – og at indhente de nødvendige oplysninger direkte fra parterne. Samtidig bliver det lettere at identificere aftaler med særlig drifts-, sikkerheds- eller outsourcingbetydning, som kræver tættere opfølgning.
Styringen af persondata bliver også mere robust. DPA’er knyttes til de rette aftaler, ændringer spores automatisk, og opbevaringsperioder håndhæves gennem automatiske sletteprocedurer i stedet for manuelle rutiner. Fordi alle kontraktdata opbevares i Danmark uden amerikanske underdatabehandlere, undgår virksomheden samtidig de udfordringer ved tredjelandsoverførsel, som mange IT-platforme i dag uundgåeligt indebærer.
Når fundamentet er samlet, bliver compliance ikke et projekt, der starter ved årets afslutning eller når en regulator banker på døren – men en løbende, indbygget disciplin, der styrker både risikomitigation og governance i praksis.
For Legal handler skabelonstyring ikke om design og layout, men om kontrol: sikring af, at organisationen bruger de rigtige vilkår, de korrekte klausuler og den nyeste version af hver aftale. Når skabeloner lever i mapper, gamle versioner cirkulerer lokalt, og medarbejdere gemmer egne kopier, er risikoen for afvigelser reel – især i større organisationer med mange beslutningstagere.
Med en central skabelonstyring bliver den juridisk godkendte version af hver skabelon den eneste tilgængelige. Variabler, faldende vilkår og juridiske forbehold håndteres gennem strukturerede felter, så brugerne ikke kan afvige fra deres mandat eller tilpasse vilkår, der kræver juridisk godkendelse. Det reducerer variation, eliminerer fortolkning og gør arbejdet hurtigere uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Når kontrakten er genereret, kan den sendes direkte til digital underskrift fra platformen. Det betyder, at Legal kontrollerer både dokumentgrundlaget og selve formaliseringsprocessen: korrekt identifikation, fuldt revisionsspor, sikker opbevaring og automatisk arkivering på den rette aftale. Hele organisationen følger dermed én samlet proces – fra skabelon til underskrift – uden omveje, lokale tilpasninger eller usikre signeringsservices.
Resultatet er en kontraktproces, der er juridisk konsistent, dokumenterbar og modstandsdygtig over for menneskelige fejl. Legal får et værktøj, der håndhæver governance automatisk, og organisationen får en hurtigere, mere sikker og langt mere professionel måde at formalisere aftaler på.
Vi har især fået tilført værdien, at kontrakter ikke kommer til at koste mere end de skal koste – derudover forenkler det vores processer
Mette Lykke Bak
Koncernjurist hos SEF
