Salgsteamet arbejder hurtigst og bedst, når alle oplysninger om kunder og samarbejdspartnere er samlet ét sted. Platformen giver en fuldendt kontraktside pr. kunde, hvor aftalevilkår, priser, rabatter, SLA’er, bilag, historik og kontaktinformationer ligger struktureret og altid er opdateret.
Variable vilkår som rabatsatser, prislister, bidragsmodeller, løbetid og opsigelsesvarsler registreres som datapunkter – ikke kun i dokumentet, men i selve systemet. Det gør dem søgbare, sammenlignelige og klar til brug i analyser og forecast-processer.
Samtidig skaber historikken – med arkivering af aftaletillæg, ændringer, godkendelser og korrespondance – en komplet, operationel forståelse af kundeforholdet. Det giver salg, account management og ledelse en fælles sandhed om, hvad der faktisk er aftalt, hvornår det blev ændret, og hvilke kommercielle muligheder der ligger i porteføljen.
Kontraktarbejdet skal understøtte salget – ikke bremse det. Når en aftale skal oprettes eller genforhandles, guider platformen brugeren gennem et struktureret flow, hvor data registreres i faste felter og flettes automatisk ind i virksomhedens centralt styrede skabeloner.
Det betyder, at brugeren kun skal fokusere på det kommercielle indhold. Systemet håndterer resten: indsættelse af priser, rabatter, løbetider, moduler, tillægsvilkår og øvrige variable elementer de rigtige steder i dokumentet. Aftalen kan derefter genereres som en færdig PDF – hvis processen skal være fast og kontrolleret – eller som et Word-udkast, hvis der er behov for fleksibel tilpasning, før den sendes videre til kunden.
Hvis kontrakten kommer på modpartens papir, uploades dokumentet blot, og de samme metadata registreres, så aftalen stadig indgår i den centrale og søgbare datamodel.
Når dokumentet er klar, sendes det direkte til digital signatur i den metode, der passer aftalen – websignatur, MitID/MitID Erhverv, BankID, eIDAS eller øvrige understøttede løsninger. Den underskrevne aftale arkiveres automatisk på den korrekte kontrakt, og metadata opdateres samtidig, så rapportering og pipeline-holder altid er baseret på de nyeste vilkår.
Resultatet er en kontraktproces, der er hurtig, ensartet og styrbar – og som fjerner flaskehalse mellem “ja tak” og underskrift.
Kommercielle muligheder tabes sjældent med vilje – de glider, fordi ingen bliver mindet om dem i tide. Platformen gør styringen proaktiv ved at overvåge alle relevante datoer og vilkår i aftalen og advisere de ansvarlige, længe før noget kræver handling.
Genforhandlingsvinduer, prisreguleringstidspunkter, udløb, bindingsperioder, rabatperioder og automatisk fornyelse fremgår tydeligt af hver kontrakt og på tværs af hele kundeporteføljen. Påmindelser sendes automatisk via mail eller som notifikationer i systemet, så muligheder ikke overses, og aftaler ikke fortsætter på forældede vilkår.
Samtidig gør det tværgående overblik det let for salgsledelsen at identificere risiko, potentiale og prioriterede indsatser. Man ser hurtigt, hvilke kunder der skal kontaktes hvornår, hvilke indtjeningsmuligheder der ligger åbne, og hvor marginen kan forbedres – uden at gennemgå dokumenter eller manuelle lister.
Det giver en salgsorganisation, der arbejder med kontrakterne – ikke efter dem. Fra brandslukning til proaktiv indtægtsstyring.
Systemet understøtter interne processer og samler kontrakter centralt – så de er tilgængelige på tværs af organisationen
Tien Cao
Konsulent hos Spring Family
