Forenkling af kontraktoprettelse
Opret kontrakter med konsistens, kvalitet og indbygget governance
Fra manuelle dokumenter til datadrevet oprettelse
Kontrakter bliver enklere at oprette, når processen starter med strukturerede data frem for manuelle dokumentredigeringer. Brugeren udfylder felterne i platformen, og oplysningerne flettes automatisk ind i virksomhedens egne skabeloner, der er tilgængelige og styret centralt i COMAsystem. Det giver mulighed for enten at generere en færdig PDF, hvis aftalen skal følge en fast proces, eller et Word-udkast, hvis der er behov for at tilrette indholdet, før det sendes videre.
Hvis kontrakten kommer fra modparten, uploades dokumentet blot, og de samme strukturerede oplysninger registreres, så aftalen indgår i en ensartet og styrbar datamodel. Den valgte arbejdsgang ændrer ikke på resultatet: dokument og metadata bindes sammen allerede ved oprettelsen.
Når kontrakten er klar, kan den sendes direkte til digital underskrift, og den endelige version arkiveres automatisk på den rette kontrakt. Dermed sikres, at data ikke forsvinder ind i dokumentet, men forbliver søgbare, konsistente og klar til brug i rapportering, compliance-arbejde og integrationer på tværs af organisationens systemer.
- Datadrevet kontraktoprettelse
- Automatiseret kontraktgenerering
- Digital underskrift af kontrakter
Centralt styrede skabeloner
- ensartethed og kvalitet på tværs af organisationen
En effektiv oprettelsesproces kræver fuld kontrol over skabelonerne. I COMAsystem administreres alle kontraktskabeloner centralt, så brugerne altid arbejder på den korrekte version, uanset afdeling eller lokation. Det eliminerer lokale varianter, gamle udgaver og individuelle ændringer, som normalt fører til fejl og uensartede aftaler.
Skabelonerne kan samtidig organiseres efter virksomhedens egen struktur, så brugerne kun ser de relevante skabeloner til deres rolle og kontrakttype. Det gør valget enkelt, styrer variationen og sikrer, at hver kontrakt bygger på de rette forudsætninger. Når juridiske krav ændres, eller vilkår skal opdateres, kan ændringerne foretages ét sted, hvorefter de gælder for hele organisationen.
De strukturerede felter fra oprettelsesprocessen er tæt knyttet til skabelonerne, så selv komplekse aftaler med variable vilkår eller valgbare klausuler håndteres kontrolleret. Brugerne får en intuitiv proces, mens virksomheden bevarer styringen.
Resultatet er en skabelonstruktur, der understøtter både governance og effektivitet: klare rammer, færre fejl og en fælles standard for, hvordan kontrakter udformes på tværs af hele organisationen.
- Kontraktskabeloner i system
- Central styring af skabeloner
- Ensartet kontraktudformning
Styrket governance - fuld kontrol over aftalens indhold og historik
God governance starter ved oprettelsen. Når kontrakten bygger på strukturerede felter i stedet for manuelle dokumentredigeringer, sikres det, at hver medarbejder kun kan udfylde vilkår, satser og klausuler inden for sit individuelle mandat. Felter som tekst, tal, dropdowns og valgfrie klausuler styrer de variable elementer, og når dokumentet genereres som en PDF, fjernes risikoen for uautoriserede ændringer eller lokale tilpasninger.
Samtidig centraliseres al skriftlig dokumentation, der hører til kontrakten. Korrespondance, tillæg, bilag og mailudvekslinger samles ét sted, så både indhold og kontekst følger aftalen. Det giver en fuld og juridisk bindende historik, hvor beslutninger, ændringer og aftaleudvikling kan spores uden manuel opsamling.
Den kombination gør kontrakter lettere at kontrollere, lettere at revidere og langt mere robuste i forhold til compliance, intern styring og audit. Aftalerne holdes inden for medarbejderens mandat – og deres historik er altid intakt og gennemskuelig.
- Governance i kontraktstyring
- Kontrol over kontraktindhold
- Central arkivering af kontrakter
