Når kontrakter ligger spredt i mails, drev og lokale arkiver, har ingen det fulde billede af virksomhedens forpligtelser. Det efterlader økonomifunktionen i en reaktiv rolle, hvor udgifter først bliver synlige, når fakturaen rammer ERP-systemet.
Med et centralt og konsistent overblik over kontrakter på tværs af selskaber, afdelinger og lokationer ændres styringsrummet markant. Alle aftaler registreres med faste, økonomirelevante datapunkter som løbetid, bindinger, prisreguleringer, rabatter og opsigelsesfrister. Det skaber en disciplineret tilgang til kontraktarbejdet for de ansvarlige og giver CFO’en et styringsværktøj, der gør omkostninger forudsigelige, risiko håndterbar og beslutninger datadrevne.
I de fleste virksomheder forsvinder værdien i kontrakterne ikke på grund af dårlige aftaler, men på grund af manglende opmærksomhed. Når udløb, prisreguleringer og genforhandlinger først opdages efter, at fakturaen er landet, bliver økonomien reaktiv – og mulighederne for optimering tabes. International forskning viser, at virksomheder i gennemsnit mister omkring 10 procent af kontraktværdien, fordi ansvarlige ikke når at handle i tide.
Med et system, der automatisk identificerer vigtige beslutningspunkter og adviserer de ansvarlige, før noget bliver kritisk, vendes situationen. Organisationen kommer på forkant med deadlines, bindinger og kommercielle muligheder, så fornyelser ikke sker automatisk, rabatter udnyttes korrekt, og genforhandlinger planlægges, mens der stadig er forhandlingskraft. Resultatet er en mere disciplineret og økonomisk ansvarlig kontraktstyring, hvor værdien bevares – og i mange tilfælde øges.
ERP-systemet viser konsekvensen af kontrakterne – ikke indholdet. Når økonomiafdelingen først opdager en udgift, når den bliver konteret, er muligheden for at påvirke den allerede forpasset.Ved at placere et dedikeret kontraktstyringslag foran ERP skaber virksomheden den forkant, som økonomifunktionen mangler for at være proaktiv.
Alle kommende omkostninger, reguleringer og bindinger er synlige, før de udløser en betaling, og kontraktdata kan bruges direkte i controlling, budgettering, Power BI eller øvrige analyseværktøjer. Det giver en langt stærkere sammenhæng mellem aftalegrundlag og økonomisk realitet, fordi styringen sker, når der stadig kan handles – ikke efterfølgende.
På den måde bliver platformen ikke endnu et system, men den manglende bro mellem kontrakterne og ERP, der gør virksomheden mindre sårbar og mere styrbar.
Vi har oversigt via Dashboardet og kan styre hele kontrakt processen fra start til slut
Morten Ingholt
Økonomidirektør hos Universal Music A/S
