Giv dine kollegaer adgang til kontraktdata
Adgang giver indsigt og sikre vigtig viden til de rigtige personer
For at kunne træffe de rigtige beslutninger er det vigtigt at have indsigt i de forhold der gør sig gældende i aftalegrundlaget for virksomhedens forpligtelser. Når viden og indsigt kun er tilgængelig hos én nøgleperson – øges risikoen for fejlbeslutninger der kan have betydning for bundlinje og omdømme.
Du er f.eks. ansvarlig for jeres indkøbskontrakter og står for behovsafdækning, forhandling og aftaleindgåelse. Du ved hvor længe kontrakten er gældende, om den bliver indeksreguleret, hvornår den skal genforhandles og hvem der er kontaktperson hos leverandøren – men er der tidspunkter hvor denne viden kan skabe værdi for andre end dig?
Kontrakter involverer typisk flere interessenter lige fra forskellige afdelinger og i nogle tilfælde endda på tværs af landegrænser. Når der er andre udover dig selv, som er interessent i forhold til kontrakterne – så understreger det nødvendigheden af at sikre, at de relevante personer har adgang til kontraktdata. For ineffektiv eller helt manglende adgang til relevant kontraktdata kan føre til forvirring, forsinkelser og potentielle juridiske problemer i en organisation.
“Centralisering af indsigt i virksomhedens forpligtelser er ikke blot en best practice inden for kontraktstyring; det er kernen i enhver vellykket organisation, der forstår, at ansvarlighed er grundlaget for bæredygtig vækst”
Rasmus Pultz
CCO & Partner, COMAsystem
Derfor er det afgørende at implementere en løsning, der muliggør problemfri adgang til vigtig kontraktdata for de kollegaer, som er blandt interessenterne. Den rette adgang forbedrer ikke kun den operationelle effektivitet, men fremmer også tillid og gennemsigtighed blandt interessenter, der er involveret i de kontraktlige aftaler – derfor kan I ikke blot mindske risici men også øge jeres fokus på løbende opfølgning og overholdelse af compliance.
Risici ved manglende indsigt
Det sker ofte at ingen har adgang til vigtig viden og de kontraktuelle forhold der f.eks. kan være mellem jer og en leverandør, medarbejdere eller jeres kunder.
3 store risici
- Afhængighed af enkeltpersoner:
Når blot én eller få personer besidder den nødvendige indsigt og viden – skaber det en sårbarhed for jeres forretningskontinuitet, især hvis de forlader virksomheden eller bliver utilgængelig grundet f.eks. sygdom. - Risiko for fejl og misforståelser:
Med få personer, der har adgang til kontraktinformationen, er der større risiko for fejl og misforståelser – da manglende eller fejlagtig information kan føre til dårlige beslutninger eller misforståelser. - Forhandlingssvaghed:
Hvis kun få personer kender til kontraktvilkårene, kan virksomheden være i en svagere position ved fremtidige forhandlinger – dette kan føre til dårligere kontraktvilkår og priser, hvis historiske data ikke er tilgængelige.
Ved at implementere robuste processer og systemer til at håndtere og give adgang til essentiel kontraktviden, kan I som virksomhed strømline jeres kontraktstyringsprocesser og minimere unødige risici.
Datatilsynets anbefaling til adgangsrettigheder efter behov
Adgangsrettigheder for medarbejdere tilpasses et arbejdsbetinget behov og begrænses i fx muligheder for at læse, tilføje, søge, ændre, udtrække eller slette data. Mulighederne for at begrænse adgangsrettigheder afhænger normalt af it-systemernes design, hvorfor disse aspekter tænkes ind på tidspunktet for design, indkøb af eller ændring i eksisterende it-systemer.
Læs hele anbefalingen på Datatilsynets hjemmeside
Bliv compliant ved at styre adgangen, dele viden og få besked når i skal reagere
Hvor opbevares kontrakterne i dag? – hvis det er på et netværksdrev er adgangen svær at administrerer og I bliver ikke automatisk alarmeret når vigtige skæringspunkter i kontraktens livscyklus nås.
Ved at anvende et kontraktstyringssystem med granuleret adgangsstyring, bliver det nemt og sikkert at dele viden mellem afdelinger og kollegaer. Så kan du som kontraktansvarlig styre adgangen og samtidig passe på de følsomme data der indgår i jeres kontrakter – og ikke mindst sikre, at rette personer bliver notificeret når f.eks. en kontrakt skal genforhandles.
De afdelinger og personer, som oftest vil opnå værdi af adgang til viden er:
Ledelsen
Din nærmeste leder og topledelsen bør have adgang for at sikre, at vilkårene og betingelserne stemmer overens med virksomhedens strategi og mål, og at de nødvendige ressourcer er tilgængelige ved implementeringen af aftalen.
Juridisk afdeling
Jeres jurister kan have behov for at gennemgå og godkende kontrakten for at sikre, at den overholder lovgivningen og beskytter virksomhedens interesser og intellektuelle ejendom. Således at kontrakten bliver indgået på vilkår der kan påføre organisationen unødige økonomiske risici.
Økonomiafdelingen
Økonomiafdelingen spiller en afgørende rolle i evalueringen af de økonomiske aspekter af enhver kontrakt for at sikre, at den stemmer overens med organisationens budget og mål. De er særligt opmærksomme på prisstrukturen, betalingsbetingelserne og den potentielle indvirkning på budgetterne.
Indkøbsafdeling
Indkøbsafdelingen har ofte en central rolle i forbindelse med leverandørstyring og kontraktforvaltningen i den daglige drift – det kan også være, som en aktiv part under forhandlingen af kontraktvilkår og opfølgning på leverandørens præstation i forhold til den indgåede aftale.
Driftsafdeling
Driften eller de kollegaer der dagligt vil arbejde tæt sammen med leverandøren, vil bl.a. have interesse i, at kontrakten opfylder de behov og krav – der gør at aftalen lever op til deres forventninger.
IT-afdeling
Hvis kontrakten involverer levering af it-tjenester eller produkter, vil IT-afdelingen være en vigtig interessent for at sikre, at de teknologiske krav og sikkerhedsstandarder opretholdes.
Gå pragmatisk til værks
Undersøg hvem der skal have adgang og giv dine kollegaer adgang til kontraktdata – så I fremadrettet, med baggrund i indsigt og gældende forhold, kan træffe de rigtige beslutninger.
