I mange organisationer opbevares leverandørkontrakter i en mappestruktur på fællesdrev eller i SharePoint. Det fungerer til basal arkivering, men giver ikke den gennemsigtighed, indkøb har brug for i praksis: metadata mangler, konteksten ligger ofte hos den person, der indgik aftalen, og ingen bliver automatisk mindet om frister, prisreguleringer eller genforhandlinger. Resultatet er, at selv simple spørgsmål kræver manuel søgning – og at værdifuld indsigt går tabt, når roller skifter.
Platformen løser dette ved at etablere en struktureret og skalerbar model fra starten. Vi definerer i fællesskab de dimensioner og datapunkter, der giver mening i netop jeres kategori- og leverandørunivers – uanset om fokus er pris, kvalitet, performance, risikoprofil, leverancevilkår eller noget helt sjette. Det centrale er, at strukturen tilpasses jeres praksis, og at den kan udvides i takt med, at flere afdelinger og lokationer kobles på. Indkøb sætter retningen, og resten af organisationen kan onboardes i det tempo, der passer internt.
Hvert aftaleforhold får sin egen side, hvor dokumenter, bilag, ændringer og historik samles i én kontekst. De kommercielle vilkår registreres i faste, styrbare felter, så information ikke forsvinder ind i dokumenterne. Brugerne møder kun de felter, valg og sektioner, der er relevante for deres rolle, så kvaliteten højnes uden unødigt arbejde – og adgangsrettigheder sikrer, at følsomme oplysninger kun vises for de rette personer.
Når indkøb skal oprette nye aftaler eller genforhandle eksisterende, er det afgørende, at processerne er enkle for de ansvarlige – og samtidig strukturerede nok til, at kvaliteten kan fastholdes. Platformen binder dokument og data sammen fra starten, så alle kommercielle vilkår registreres som styrbare felter i stedet for at ligge skjult i dokumenterne.
Aftaler kan udarbejdes direkte i virksomhedens egne skabeloner, administreret centralt og tilgængelige via Word-integration, så brugerne arbejder i et kendt miljø uden at miste systematikken. Prisstrukturer, vilkår, opsigelsesfrister og ændringer flettes automatisk ind de rigtige steder i kontrakten, og den færdige aftale kan genereres som PDF eller Word-udkast – afhængigt af hvor fleksibel processen skal være.
Kommer aftalen på leverandørens papir, uploades dokumentet, og de nødvendige metadata registreres, så aftalen stadig indgår i den samme datamodel som virksomhedens øvrige kontrakter. Når alt er klar, sendes aftalen til digital signatur direkte fra platformen, og den underskrevne version arkiveres automatisk på den korrekte aftaleside.
For indkøb er det afgørende at være på forkant med de aftaler, der påvirker økonomi, drift og risiko. I mange organisationer afhænger dette af manuelle huskelister eller den enkelte medarbejders overblik, hvilket gør processen sårbar – især når porteføljen vokser.
Når et aftaleforhold oprettes i platformen, registreres alle relevante datoer og frister struktureret: udløb, opsigelsesvarsler, reguleringsvinduer, bindingsperioder og andre kommercielle milepæle. Systemet bruger disse oplysninger til at sende rettidig advisering til de ansvarlige, så opgaver håndteres før frister overskrides, og muligheder ikke bliver overset.
På tværs af leverandørporteføljen kan indkøb hurtigt se, hvilke aftaler der kræver handling hvornår – uden at gennemgå dokumenter eller fragmenterede lister. Overblikket gør det lettere at prioritere opgaver, planlægge forhandlinger og vurdere konsekvenserne af kommende udløb eller prisændringer.
Resultatet er en mere stabil og forudsigelig styring, hvor indkøb kan agere proaktivt og datadrevet – ikke reaktivt og baseret på tilfældig opfølgning.
Vi har oversigt via Dashboardet og kan styre hele kontrakt processen fra start til slut
Morten Ingholt
Økonomidirektør hos Universal Music A/S
