Strukturerede medarbejderdata
- uden at opgive fleksibiliteten
I mange HR-funktioner starter kontraktprocessen stadig i en Word-skabelon, hvor HR manuelt indsætter oplysninger og tilpasser indholdet case by case. Det bevarer fleksibiliteten, men betyder også, at data ender inde i dokumenterne og ikke i et system, hvor de kan genbruges, rapporteres eller sendes videre til lønsystemet eller øvrige HR-systemer.
Platformen løser netop dette – uden at ændre HRs velkendte måde at arbejde på. Skabelonerne administreres centralt, medarbejderdata registreres som strukturerede felter, og via integration med Microsoft Word indsætter systemet automatisk de korrekte oplysninger de rigtige steder i dokumentet. HR arbejder fortsat i Word, men al metadata bliver samtidig en del af et styrbart datagrundlag.
Hver medarbejder får sin egen side med kontrakter, bilag, historik, variable vilkår, udleveret udstyr og øvrige oplysninger – samlet, søgbart og klar til brug i HR-rapportering og integrationer. Dokumentet forbliver fleksibelt, men data flytter sig ud af Word og ind i en model, hvor HR kan styre dem.
- HR dokumentstyring
- Digital kontraktgenerering
- Integreret HR datahåndtering
Tværgående indsigt og kontrol over dokumentation og vilkår
Når medarbejderdata ikke længere “forsvinder” ind i dokumenterne, men registreres som strukturerede felter, får HR et helt andet niveau af indsigt og kontrol. Oplysninger om vilkår, stamdata, satser og historik bliver søgbare på tværs af medarbejdere, teams, afdelinger og lokationer. Det giver et samlet og operationelt overblik over den enkelte medarbejders aftalegrundlag, uden at HR skal åbne dokumenter eller gennemgå bilag ét ad gangen – og uden behovet for manuelt at sammenholde indhold på tværs af flere ansatte.
Adgangsrettigheder følger virksomhedens organisatoriske struktur, så kun de relevante roller har indsigt i følsomme oplysninger. Det skaber et sikkert styringsfundament, hvor data både er tilgængelige og kontrollerede.
Når en kontrakt skal underskrives, sendes den direkte til digital signatur med den metode, der passer bedst til parterne – websignatur, MitID, e-Boks eller andre understøttede løsninger. Hele forløbet er dokumenteret, og den underskrevne version arkiveres automatisk det rette sted. HR, løn og ledere arbejder dermed altid ud fra den gældende aftale.
På den måde bliver kontraktstyringen ikke en opgave, der afhænger af individuel hukommelse eller lokal filhåndtering, men en datastyret proces med relevant og intuitiv systemunderstøttelse.
- HR compliance styring
- Medarbejderdata overblik
- HR kontraktadministration
Forenklet proces for overholdelse af deadlines
HR-processer er fyldt med frister, der ikke må overses – prøvetider, certifikater, kontraktforlængelser, udløb af midlertidige tillæg, barselsrelaterede datoer, jubilæer, lønreguleringer og meget mere. I mange organisationer håndteres disse i Excel, Outlook eller via individuel hukommelse, hvilket gør processerne sårbare og uensartede.
Når alle relevante oplysninger ligger som strukturerede data, kan systemet automatisk advicere HR og de ansvarlige ledere i god tid, før en frist nærmer sig. Notifikationer er knyttet direkte til medarbejderen og den konkrete aftale, så opfølgningen bliver præcis, rettidig og dokumentérbar – uden manuelle lister eller selvopfundne arbejdsgange.
Det betyder, at HR ikke længere bruger tid på at jagte datoer eller dobbeltkontrollere personalemapper. Frister overholdes systematisk, processerne bliver mere forudsigelige, og risikoen for fejl reduceres markant. HR kan dermed fokusere på det strategiske arbejde, mens systemet sikrer, at det grundlæggende administrative fundament altid er på plads.
- HR automatisering
- Påmindelser for HR frister
- HR procesoptimering
"
Overordnet har COMAsystem skaffet os overblik over alle kontrakter og aftaler. Vi er absolut tilfredse
Annette Duelund Nielsen
HR-konsulent hos 3×34
