5 gode råd til valg af kontraktstyringssystem
Hvorfor skal I have et kontraktstyringssystem – lad os udfordre dig:
Hvor mange aftaler og kontrakter har jeres organisation?
Vores erfaring er, at det er flere end man umiddelbart anslår og derfor er der flere faktorer, som I skal tage i betragtning ved valg af et kontraktstyringssystem. Hvordan flytter I kontrakterne, hvilke kontraktdata skaber værdi for jer, hvem er de kontraktansvarlige og understøtter det jeres forretning.
Generelt kan et kontraktstyringssystem være med til at understøtte kontrollen over kontraktstyringsprocessen, opbevaring af kontrakter og tilknyttede dokumenter – og give jer et overblik på jeres forpligtigelser. Der gælder samme forhold ved valg af kontraktstyringssystem, som ved valg af andre forretningskritiske systemer – hvilket der er det rigtige, afhænger af jeres behov.
Vi giver her fem gode råd til når I skal vælge et kontraktstyringssystem.
Hvor skal kontraktens data komme fra?
Skab det bedst mulige overblik for jeres nuværende kontraktportefølje og hvilke stamdata I har på kontrakterne – disse data er ofte kontrakttype (køb/salg/personale), kontraktparter, kontraktsum, kontraktansvarlig, udløbsdato, betingelser og underskrevne dokumenter.
”Uafhængigt af branche og virksomhedstyper, har vi erfaret at virksomheder med mere end 50 ansatte – mindst har 150 kontrakter og endnu flere dokumenter fordelt på deres købs-, salgs- og personalekontrakter”.
Christian Richter-Pedersen
CEO & DPO, COMAsystem
Gennemgå netværksdrevet, SharePoint og ringbindene for de afdelinger eller områder hvor I ønsker at implementere et kontraktstyringssystem. Med et solidt datagrundlag bliver det muligt at foretage opfølgning på den enkelte kontrakts forpligtigelser, automatisere arbejdsgange og opsætte alarmer og notifikationer – så der i god tid, inden en vigtig skæringsdato, kan tages stilling til om for eksempel en kontrakt skal genforhandles eller opsiges.
Har man forretningskritiske data der ikke falder ind under standard kontraktdata, som for eksempel et sagsnummer der referer til jeres interne fremstillingsplan i produktionen. Så er det vigtigt at vælge et system, der kan supportere jeres behov for ikke standardiserede data gennem en struktureret, men fleksibel løsning.
Hvilke kontrakttyper har I og hvem skal have adgang?
Identificer de kontrakttyper I vil flytte ind i jeres kommende kontraktstyringssystem – så I kan danne jer et billede af antallet af købs-, salgs- og personale kontrakter.
Salgs- og personalekontrakter følger ofte den samme skabelon og kan variere efter hvilket produkt, service eller ansættelsestype der er tale om – derfor bor I vælger en løsning der kan gøre jeres statiske Word-skabeloner dynamisk og flette kontraktdata og skabelon sammen.
Centralt styret skabeloner mindsker risici, ved at det juridiske er taget hånd op ved opsætningen af skabelonerne – og bruger der opretter en ny kontrakt, ud fra en skabelon, kun kan berige den med forudbestemt data indtastet i kontraktstyringssystemet.
”Vi registrer og logger alle hændelser en bruger foretager sig på hver eneste kontrakt – og log ind kan sættes op til 2-faktor godkendelse og integration med Single Sign On”.
Christian Richter-Pedersen
CEO & DPO, COMAsystem
Vælg et system hvor I kan styre adgangen, så hver kontrakt har én kontraktansvarlig og kun kan tilgås af de medarbejdere der faktisk har behovet – således at personfølsomme data i for eksempel en ansættelseskontrakt, kun kan se af medarbejderes leder og den HR-ansvarlige.
Tag højde for hele kontraktens livscyklus
Hver eneste kontrakt går gennem flere trin i sin levetid og flere af dem gentagende gange – en kontrakt gennemgår som minimum disse fire trin:
- Identificering af behov
- Forhandling af vilkår
- Udkast til kontrakt
- Godkendelse af kontrakt
Gennemgå jeres kontraktprocesser for hver kontrakttype og prioritere de resultater, som I forventer at opnå ved implementering af et kontraktstyringssystem og den sikkerhed det kan give jer i forhold til hver kontrakts livscyklus.
De systemmæssige prioriteringer i foretager, skal være afstemt med både jeres kort- og langsigtede behov, ved valg af kontraktstyringssystem. Vælg den løsning der kan digitalisere og lette arbejdsgange, give et samlet overblik over kontrakternes status – samt er nemt at implementere i jeres organisation.
”Vælg et kontraktstyringssystem der er intuitivt, fleksibelt og understøtter jeres forretning”
Vær opmærksom på tidsaspektet og implementeringsprocessen
Et kontraktstyringssystem skaber først værdi når de bliver anvendt af jeres medarbejdere – afdæk derfor hvilke afdelinger, funktioner og personer det forventes vil opnå størst værdi ved anvendelsen. Derved skaber I jer et godt overblik over hvilke resurser der skal tænkes med ind i systemvalg og efterfølgende implementering.
Pluk de lavt hængende frugter og vælg et kontraktstyringssystem der understøtter jeres forretning – og start med de områder og afdelinger hvor datakvaliteten er bedst. Således bliver implementeringen mest gnidningsfri og jeres medarbejdere får hurtigt værdi af systemet.
Sæt et realistisk ambitionsniveau
Et sidste råd, undervurder ikke de forretningsmæssige aspekter – alt efter valg af kontraktstyringssystem er der stor forskel på hvilken forretningstyper de bedst understøtter og deres muligheder for tilpasning til jeres behov.
Ved at sætte et realistisk ambitionsniveau i forhold til jeres interne resurser, så er det bedste råd – vælg et kontraktstyringssystem der er intuitivt, fleksibelt og understøtter jeres forretning
Vælger i kontraktstyring fra COMAsystem, understøtter vi jer hele vejen og strukturer løsningen så den matcher jeres arbejdsgange – så implementeringen ikke dræner jeres organisation for resurser. Vil I høre hvordan vores kontraktstyringssystem kan skabe værdi for jer, så book en demo her.
