Har du oplevet at manglende overblik har resulteret i en kontrakt, var blevet autofornyet kort før du havde besluttet at opsige den? Eller måske har din nærmeste leder bedt dig finde en specifik kontrakt, hvorpå der tilsyneladende mangler en underskrift fra en tegningsberettiget. Måske er selve kontrakten væk eller den mappe på fællesdrevet den lå i, blevet slettet. Der kan være mange situationer som disse og de kan medføre store frustrationer.
Kontraktstyring er ikke blot en vigtig del af det administrative arbejde i enhver virksomhed, men det kan også være uhyrligt tidskrævende at arbejde med kontrakter – især hvis man ikke har opsat de rette procedurer og benytter dedikerede værktøjer, så man opnår tidsbesparelser og omkostningsreduktioner.
Den teknologiske udvikling har gjort det nemt at opbevare alle typer kontrakter og fortrolige aftaler på ét samlet sted, sikkert og tilgængeligt. Her er 5 vigtige grunde til, at du bør overveje at digitalisere virksomhedens kontrakter.
1. Fuld kontrol over kontrakterne
Traditionelle måder til kontraktstyring, som eksempelvis regneark, mapper på computeren eller ringbind i reolen – er ofte svære at kontrollere.
Det spiller som udgangspunkt ingen rolle om du arbejder i en lille, stor eller international virksomhed – så vil behovet for overblik og kontrol med kontrakterne være der. Jo større en virksomhed er eller bliver, så kan de stadig voksende antal af eksisterende og nye kontrakter være en endeløs opgave at administrere når mængden stiger og stiger. Og netop derfor er brugen af digitaliseret og effektiv kontraktstyring en grundsten, hvis man vil være på forkant. Det gælder også for mindre virksomheder og selv hvis mængden af kontrakter, her og nu, er lille – så gør nem og smart digital kontraktstyring dig i stand til lave omkostningsbesparelser, spare tid og mindske mængden af fejl.
Få kontrol over dine kontrakter så de opbevares sikkert, bliver genforhandlet, opsagt eller fornyet rettidigt og får besked når vigtige tidsfrister nærmer sig med et digitalt kontraktstyringssystem.
2. Brug din tid rigtigt
Din tid er for værdifuld til at blive spildt på at gennemsøge mapper, regneark og mailprogrammet efter manglende information vedrørende aftaler og kontrakter. Ved udnyttelse af et digitalt software-as-a-service (SaaS) system til håndtering af kontrakter, kan du målbart reducere mængden af den tid og de resurser – du og dine kollegaer bruger på administration af alle typer kontrakter.
Hvis du uploader alle virksomhedens kontrakter til en cloud-baseret system, behøver hverken du eller dine kollegaer bekymrer sig om, at vigtige kontrakter og underkontrakter og tilknyttet information forsvinder eller forlægges – og de kan nemt findes frem via en digital søgefunktion, der sparer dig tid og nemt finder dine kontrakter når du skal bruge dem.
3. Omkostningsoptimering
Alle kontrakter har en udløbsdato, opsigelsesfrister og måske ligefrem autofornyelse – det kan være en omfattende opgave at holde styr på mængden af vigtige skæringsdatoer. Næsten uanset årsagen, så kræver det ofte en gennemgang af en kontrakt når den rammer en deadline. Ved at opbevare og arkivere alle virksomhedens kontrakter ét sted og benytte alarm-notifikationer, øges bevidstheden om hvornår dine kontrakter skal genforhandles, opsiges og fornyes – at gå glip af en vigtig skæringsdato kan både være dyrt og virke uprofessionelt.
4. Bedre sikkerhed
Det er praktisk talt næsten umuligt at beskytte og bevare kontrakter i papirformat. Risikoen for at de med tiden forsvinder eller bliver forlagt er stor -ligesom virksomheden er sårbar, hvis det nuværende system er afhængigt af én person, som pludselig bliver syg, siger op eller ligefrem får en tagsten i hovedet.
Ved brug af en digital cloud-løsning til kontraktstyring kan virksomheden sikre, at fortrolige og forretningskritiske kontrakter opbevares sikkert og trygt. Ligesom adgangen til de enkelte kontrakter nemt kan styres via brugerstyring og roller i systemet – så kun de rette personer har adgang til relevante kontrakter.
5. Vær beredt
Når revisionen gerne vil gennemse virksomhedens kontrakter eller ledelsen ønsker et komplet overblik over købskontrakter, salgskontrakter, servicekontrakter og personalekontrakter til næste ledelsesmøde, f.eks. når man ønsker at værdiansætte sin forretning og have det komplette oversigt – så gør en brugervenlig digital løsning dig beredt.
Ved at gøre alle virksomhedens kontrakter digitale, kan du agere mere proaktivt når kontraktdata skal benyttes – og med et digitalt kontraktstyringssystem til den daglige håndtering af kontrakter opnår du store fordele og sparer tid på at lede efter den ønskede kontraktinformation.