Grundlæggende så beskriver Contract Lifecycle Management den komplette livscyklus for styringen af en kontrakt.
Styringen af kontrakten foretages efter principperne i Contract Management / kontraktstyring.
Vi har udfærdiget en grafik som skal anskueliggøre faserne i Contract Lifecycle Management.
Her følgende en gennemgang af alle viste faser fra grafikken i bunden af denne artikel.
Faser:
- TILBUD
Kontraktstyringen starter f.eks. med behovet for en leverance, som der indhentes tilbud for fra forskellige leverandører. - UDKAST
Der udarbejdes et skriftligt udkast af kontraktmaterialet, som tager udgangspunkt i materialet fra tilbudsfasen. - FORHANDLING
Kontraktmaterialet benyttes som basis for forhandlingen om kontraktens konditioner, tidsfrister, leverancer, omkostninger etc. - GODKENDELSE
Derudover skal kontrakten i nogle tilfælde godkendes iht. interne processer inden underskrift. Det kunne ske ifm. afsluttende juridiske godkendelser, stillingtagen fra virksomhedens DPO eller lignende. Godkendelsesfasen kan ofte være præget af forsinkelser og i nogle tilfælde oplever man at virksomheder falder tilbage til forhandlingsfasen. - EKSEKVERING
Kontrakten indgåelse sker ved underskrift af alle parter på den endelige version af kontrakten. Underskriften kan både ske fysisk og digital. - FORPLIGTELSER
Tilsikring at kontrakten leverance sker iht. det aftale og at de økonomiske samt tidsmæssige parameter overholdes. - COMPLIANCE
Her sker den løbende opfølgning på kontrakten. F.eks. hvis kontrakten omhandler en leverance der indkluderer en databehandleraftale, så skal denne særskilt kontrolleres løbende. - FORNYELSE
I denne fase er det vigtigt, at virksomheder har automatiseret processer til styring af kontraktens fornyelses -, opsigelses – og udløbsdatoer. Ofte har kontrakter en given fornyelsesdato, men arbejdet med at forberede kontraktens fornyelse skal starte uger eller måneder tidligere end selve fornyelsestidspunktet.
Alt efter kontrakttype, branche og leverancens størrelse anvendes de ovenstående punkter i forskellig vægtning.
