Sommeren er endelig kommet og rejserestriktionerne er blevet lempet, så nu tømmes kontoret igen – men måske også virksomhedens bankkonto.
Lettede restriktioner og stor rejselyst giver glade medarbejdere, tomme skriveborde og samtidig velkendte udfordringer for virksomhederne, da nøglepersoner – såsom CEO, økonomi- og salgsdirektøren eller de kontraktansvarlige kan være på ferie og bogholderiets indbakke begynder at fyldes med falske fakturaer fra fupleverandører, der vil udnytte en velkendt sommer sårbarhed i virksomhederne.
Den klassiske rejse for en fupfaktura
Måden hvorpå en fupfaktura når hele vejen igennem og en betaling bliver gennemført til falskneren, kræver lidt benarbejde fra den falske leverandør, men samtidig øges deres sandsynlighed for succes markant.
Den falske leverandørs vej til virksomhedens penge
- Falskneren finder en e-mailadresse f.eks. via jeres website
- Der sendes en e-mail f.eks. indeholdende et produktspørgsmål til jer
- Forespørgslen bliver besvaret fra jeres produktansvarlige
- Falskneren kan nu kopiere virksomhedens e-mail signatur
- Falskneren benytter f.eks. LinkedIn til at finde frem til navnet på jeres CEO og en bogholder
- Falskneren sender en fupfaktura fra den falske leverandør til bogholderen
- Falskneren laver en fup e-mailsignatur og mailadresse i jeres navn
- Falskneren sender en e-mail fra den falske e-mail til bogholderen, med kopi af e-mailen med fupfakturaen og beder denne om at skynde sig at få den betalt
- Bogholderen betaler fupfakturaen, da den falske CEO netop har bedt om dette
Nogle virksomheder har i dag sikret deres internetdomæner imod at fremmede kan afsende mails med deres domænenavn som afsender – men desværre langt fra alle.
Derfor opstår CEO fraud
Hvilken medarbejder gør hvad, hvor er grænsen for at denne agerer på egen hånd og hvor finder man overblikket når den person der normalt har ansvaret, er på ferie? – det er nogle af de spørgsmål, som f.eks. digital kontraktstyring kan hjælpe virksomheden med, når der lander en fupfaktura fra en fiktiv leverandør i indbakken.
Så hvis dine medarbejdere ikke nemt kan se…
- Hvilke leverandøraftaler virksomheden har indgået
- Vilkårene i disse aftaler og kontrakter
- Hvem den internt ansvarlige er
- Hvilke betalingsfrister og andre betingelser, som er gældende
Så øges risikoen for at en fupfaktura, f.eks. på et beløb under jeres interne bagatelgrænse, ender med at blive betalt – fordi din medarbejder ikke havde mulighed for nemt at undersøge forholdet mellem jeres virksomhed og leverandøren.
Skab overblik og fasthold smarte processer hele året
Har man implementeret processer og procedurer der gør, at ens bogholderi altid krydstjekker med indgåede aftaler og kontrakter i sit kontraktstyringssystem, så ville dette fange både fupfakturaer og udløbne kontrakter, som ikke længere bør betales – hele året rundt og ikke kun i sårbare perioder, såsom sommeren.
På den måde bliver digital kontraktstyring et værktøj der tilfører virksomheden merværdi ved at give ledelsen, økonomiafdelingen og medarbejderne m.fl. et komplet overblik, der netop sikrer virksomheden samtidig med det digitaliserer kontraktprocessen fra udkast til underskrift, skaber kontinuitet og øget datasikkerhed.